Nous recrutons actuellement : Assistant(e) administratif(ve)

Résumé du poste

Relevant du responsable des finances et des ressources humaines, l'assistant(e) administratif(ve) travaille en collaboration avec l'équipe administrative de l'Alberta Machine Intelligence Institute (Amii) sur le campus et assiste les boursiers de l'Amii, en leur fournissant principalement un soutien pour les activités administratives et les rapports.

La durée de ce poste est d'un an.

Fonctions

Gestion des données

• Gérer les comptes PCard : contrôler les limites, collecter les recettes, préparer les réconciliations mensuelles.
• Aide aux achats non computationnels (via PCard et PO)
• Traiter les demandes d'achat, les bons de commande et les factures via SupplyNet pour l'unité.
• Aide les boursiers Amii à rendre compte des mesures recueillies aux parties prenantes (CIFAR, RSO, bureau du CRC, etc.).
• Participer à la rédaction des rapports annuels de la Faculté des Sciences (par exemple, le rapport annuel de la FEC).
• Aide à la préparation des ajustements de salaires et d'avantages sociaux (SBA) et des pièces de journal des comptes créditeurs (APJV) afin de corriger/effacer les comptes de recherche.
• Aide les boursiers Amii à établir leur budget et à saisir les données.
• Triage du portefeuille ua.support dans Asana
• Maintenir et mettre à jour régulièrement les intranets Amii et les groupes de courrier sur le campus (par exemple, les étudiants, les postdocs).
• Tenir des dossiers précis pour le centre de recherche de l'Alberta Machine Intelligence Institute.
• Veiller à l'adhésion et à la conformité aux directives des organismes subventionnaires et aux politiques et procédures de l'Université de l'Alberta.
• Conserver, distribuer et détruire tous les documents conformément aux politiques et procédures de gestion des documents de l'agence et de l'université.
• Maintenir la confidentialité en ce qui concerne les informations personnelles, facultaires et financières.

Programmation, réunions et logistique

• Inscrire les étudiants, le personnel et les boursiers aux conférences, organiser les vols, les hôtels et les transports.
• Organise les voyages selon les besoins / donne des conseils sur les soumissions TAP et HAP.
• Préparer les demandes de remboursement de frais de voyage / dépenses / PER / non-employés
• Organiser les réunions des boursiers Amii, coordonner les horaires et les réservations de salles, installer l'équipement.
• Élaborer les ordres du jour, rassembler les documents préparatoires et la documentation pour les réunions et prendre les mesures nécessaires à la suite des réunions.
• Aide à la coordination d'événements, y compris les dispositions relatives au transport, à l'hébergement, à la préparation d'itinéraires, aux relations avec les agences de voyage et les hôtels.

Administration de bureau et communications

• Agir en tant que point de contact des boursiers pour toutes les questions d'ordre administratif à l'UofA.
• Saisit les données dans le CV commun canadien (CCV) à la demande des boursiers Amii.
• Aide les boursiers Amii à créer des filtres de courrier électronique, à rédiger et à relire des rapports, à saisir des données.
• Collecter et distribuer le courrier, en prenant les mesures nécessaires pour répondre à la correspondance, le cas échéant.
• Effectuer d'autres demandes ad hoc et projets, selon les besoins.

Qualifications

• Un certificat/diplôme postsecondaire en administration est préférable ; au moins un diplôme d'études secondaires.
• Minimum de 5 ans d'expérience administrative connexe ; la connaissance de l'environnement postsecondaire et des politiques et procédures communes sera considérée comme un atout.
• Excellentes compétences interpersonnelles et de communication (orale et écrite). Excellent esprit d'équipe, capable de collaborer efficacement avec les diverses équipes d'Amii, les professeurs, les étudiants, etc.
• Capacité à travailler de manière indépendante avec un minimum de supervision
• Capacité à organiser et à hiérarchiser efficacement les tâches (parfois contradictoires) afin de respecter les délais.
• Précision supérieure et souci du détail
• Connaissance approfondie de Google docs/spreads/formulaires.
• Capacité à apprendre rapidement et à s'adapter dans un environnement en évolution rapide.
• Une expérience avec PeopleSoft, Asana, le CV commun canadien (CCV) sera considérée comme un atout.

Comment postuler

L'Université de l'Alberta est à la recherche d'une personne qui pourra commencer à travailler dès que possible. L'examen des candidatures commencera le 1er avril et se poursuivra jusqu'à ce qu'un candidat adéquat soit trouvé. Afin d'assurer une pleine considération, les candidatures doivent être soumises par le biais de la liste de l'Université de l'Alberta avant le 10 avril.

Travailler pour l'Université de l'Alberta

L'Université de l'Alberta reconnaît qu'elle est située sur le territoire du Traité 6 et respecte les histoires, les langues et les cultures des Premières nations, des Métis, des Inuits et de tous les Premiers peuples du Canada, dont la présence continue d'enrichir notre communauté dynamique.

L'Université de l'Alberta regorge de faiseurs de changement, de bâtisseurs de communauté et de façonneurs de monde qui dirigent avec détermination chaque jour. Nous accueillons plus de 40 000 étudiants dans plus de 200 programmes de premier cycle et plus de 500 programmes de deuxième cycle, plus de 13 000 professeurs et employés, 260 000 anciens élèves dans le monde entier et nous sommes reconnus comme l'un des employeurs les plus verts du Canada depuis plus d'une décennie.

Votre travail aura une influence significative sur un groupe de personnes fascinantes, qu'il s'agisse de nos étudiants, de nos parties prenantes ou de nos chercheurs et innovateurs renommés qui guérissent littéralement des maladies, font des découvertes et proposent des solutions qui rendent le monde plus sain, plus sûr, plus fort et plus juste.

L'Université de l'Alberta s'engage à avoir une main-d'œuvre équitable, diversifiée et inclusive. Nous accueillons les candidatures de toutes les personnes qualifiées. Nous encourageons les femmes, les membres des Premières nations, les Métis et les Inuits, les membres des minorités visibles, les personnes handicapées, les personnes de toute orientation sexuelle ou identité et expression de genre, et tous ceux qui peuvent contribuer à la diversification des idées et de l'Université à poser leur candidature.

Vaccination contre le COVID-19 : Preuve de vaccination complète contre le COVID-19 conformément à la directive de l'Université sur la vaccination contre le COVID-19. Vaccination complète : statut qu'une personne atteint 14 jours après avoir reçu le nombre recommandé de doses d'un vaccin contre le COVID-19 approuvé par Santé Canada ou l'Organisation mondiale de la santé, et qui exige que la personne maintienne par la suite le nombre et le type de doses de vaccin recommandés, tels que mis à jour et exigés par Santé Canada.