Nous recrutons actuellement : Assistant(e) de direction

Êtes-vous un bon communicateur, un organisateur et une personne proactive qui s'épanouit dans un environnement technique au rythme rapide ? Vous avez l'esprit d'équipe, vous travaillez bien avec une variété de personnes et vous êtes axé sur les gens ? Êtes-vous une personne débrouillarde et autonome ?

Pouvez-vous gérer de manière réfléchie de nombreuses activités et demandes administratives, avec un haut niveau de professionnalisme, de collaboration et de confidentialité ?

Si c'est le cas, cette opportunité est faite pour vous. Amii est ravie d'ajouter un(e) assistant(e) de direction à son équipe. Nous recherchons une personne ambitieuse et enthousiaste, qui s'épanouit sous la pression et peut gérer une multitude de tâches.

"Chez Amii, notre équipe connaît une croissance rapide et investit dans l'IA pour créer l'avenir. Si vous êtes passionné par l'assistance aux équipes de direction axées sur la mission, nous aimerions beaucoup vous entendre !" - Cam LinkeDIRECTEUR GÉNÉRAL

Description du poste

Sous la responsabilité du PDG, l'assistant(e) de direction est un membre clé de l'équipe de direction et participe activement à la fourniture d'un soutien exécutif pour toutes les questions relatives au PDG.

Vous serez le principal point de contact des parties prenantes internes et externes pour toutes les questions relatives au bureau du PDG, et vous assurerez la liaison avec le conseil d'administration et les équipes de direction.

En outre, vous organiserez et coordonnerez les efforts de sensibilisation des cadres et de relations extérieures et superviserez les projets spéciaux. Vous devez être créatif, faire preuve de discernement dans diverses situations et posséder de solides compétences en matière de communication écrite et orale, d'administration et d'organisation, et être capable de maintenir un équilibre réaliste entre plusieurs priorités. Vous êtes capable de travailler de manière autonome sur des projets, de la conception à l'achèvement, et devez être capable de travailler sous pression à certains moments pour gérer une grande variété d'activités et de questions confidentielles avec discrétion.

Le rôle se concentre sur l'atteinte de l'excellence dans trois responsabilités principales :

• Effectuer une grande variété de tâches administratives pour le président-directeur général.
• Assurer une communication fluide entre le bureau du PDG et les services internes ; faire preuve de leadership pour maintenir la crédibilité, la confiance et le soutien du personnel de direction.
• Réaliser les aspects critiques des livrables avec une approche pratique, y compris la rédaction de lettres de remerciement, la correspondance personnelle et d'autres tâches qui facilitent la capacité du PDG à diriger efficacement l'entreprise.

Ce que vous ferez

• Gérer simultanément plusieurs projets tout en entretenant et en maintenant des partenariats et des relations saines avec le PDG, les membres de l'équipe de direction, les People Managers, le personnel et les clients.
• Gérer un calendrier de rendez-vous extrêmement actif ; remplir des rapports de dépenses ; composer et préparer de la correspondance parfois confidentielle ; organiser des plans de voyage, des itinéraires et des ordres du jour complexes et détaillés ; et compiler des documents pour des réunions liées aux voyages.
• Préparer les présentations
• Planifier, coordonner et veiller à ce que l'emploi du temps du PDG soit suivi et respecté. Jouer un rôle de "gardien" et de "passerelle", en créant des situations gagnant-gagnant pour l'accès direct au temps et au bureau du PDG.
• Travailler en étroite collaboration et de manière efficace avec le PDG pour le tenir bien informé des engagements et des responsabilités à venir, en assurant un suivi approprié.
• Agir comme un "baromètre", en ayant une idée des problèmes qui se posent dans l'environnement et en tenant le PDG informé.
• Servir de liaison administrative du PDG avec le conseil d'administration d'Amii, en maintenant la discrétion et la confidentialité dans les relations avec tous les membres du conseil.
• Réaliser avec succès les aspects critiques des livrables avec une approche pratique, y compris la rédaction de lettres de remerciement, la correspondance personnelle et d'autres tâches qui facilitent la capacité du PDG à diriger efficacement l'entreprise. Cela inclut, sans s'y limiter, la préparation de présentations pour les réunions de All Hands, les réunions du conseil d'administration, les réunions de direction et les réunions externes.
• Hiérarchiser les besoins contradictoires ; traiter les questions de manière rapide et proactive et assurer le suivi des projets jusqu'à leur achèvement, souvent sous la pression des délais.
• Respecter les règles et règlements applicables fixés dans les statuts concernant les questions relatives au conseil d'administration et à ses comités, y compris la distribution préalable de documents avant les réunions sous forme électronique ou papier.
• Rechercher, classer par ordre de priorité et assurer le suivi des questions et préoccupations adressées au PDG, y compris celles de nature sensible ou confidentielle. Déterminer le plan d'action, le renvoi ou la réponse appropriés.
• D'autres tâches peuvent être confiées de temps à autre par la direction.

Qualifications

• 5 à 7 ans d'expérience dans un poste de direction ou dans un rôle de soutien au niveau exécutif.
• Un diplôme en administration des affaires ou une formation connexe serait considéré comme un atout.
• Connaissance de l'administration et du protocole des cadres, combinée à une large connaissance des secteurs gouvernementaux, universitaires et à but non lucratif.
• Connaissance et expérience de la gestion des conseils d'administration et des comités, ainsi que de la gouvernance des organismes sans but lucratif.
• Excellente capacité à gérer et à soutenir les parties prenantes internes et externes.
• Doit avoir une bonne connaissance de G-Suite - Gmail, Docs, Drive et Calendar.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Word, Excel, PowerPoint et des plateformes de médias sociaux.

Attributs et attentes

• Compétences organisationnelles exceptionnelles qui reflètent la capacité d'exécuter et de prioriser de multiples tâches de façon transparente avec une excellente attention aux détails.
• Très bonnes compétences interpersonnelles et capacité à établir des relations avec les parties prenantes, notamment le personnel, les membres du conseil d'administration, les partenaires externes et les donateurs.
• Compétences en communication écrite et verbale de niveau expert
• Démonstration d'une approche proactive de la résolution de problèmes avec une forte capacité de prise de décision.
• Maturité émotionnelle
• Un esprit d'équipe plein de ressources, avec la capacité d'être extrêmement efficace de manière indépendante.
• Capacité avérée à traiter des informations confidentielles avec discrétion, à s'adapter à diverses demandes concurrentes et à faire preuve du plus haut niveau de service et de réponse aux clients.
• Capacité avérée à atteindre des objectifs de performance élevés et à respecter les délais dans un environnement en pleine croissance et au rythme soutenu.
• Un penseur tourné vers l'avenir, qui recherche activement des opportunités et propose des solutions.

À propos d'Amii

L'un des trois principaux instituts d'intelligence artificielle (IA) et d'apprentissage automatique du Canada, nos chercheurs de renommée mondiale dirigent la recherche fondamentale et appliquée à l'Université de l'Alberta (et dans d'autres établissements universitaires), formant certains des meilleurs talents scientifiques du monde. Nos équipes interfonctionnelles travaillent en collaboration avec les entreprises et les organisations de l'Alberta pour renforcer les capacités en matière d'IA et traduire les avancées scientifiques en adoption par l'industrie et en impact économique.

Ce que vous allez aimer chez nous

• Un environnement de travail professionnel mais décontracté qui encourage la croissance et le développement de vos compétences.
• Une chance d'apprendre auprès de coéquipiers extraordinaires qui se soutiennent mutuellement pour réussir.
• D'excellents avantages sociaux tels que les soins de santé, les soins dentaires et les soins de la vue, l'assurance-vie, l'appariement des REER et le développement professionnel.
• Un bureau moderne situé dans le centre-ville d'Edmonton, en Alberta.

Comment postuler

Si cela ressemble à l'opportunité que vous attendiez, alors n'attendez pas pour postuler ! Veuillez envoyer votre CV et une lettre de motivation indiquant pourquoi vous pensez que vous seriez un bon candidat pour Amii par le biais de la liste Indeed. Dans votre lettre de motivation, veuillez indiquer une réalisation professionnelle dont vous êtes le plus fier et pourquoi.

Les candidats doivent être légalement autorisés à travailler au Canada au moment de la demande.

Amii est fière d'être un employeur qui respecte l'égalité des chances. Nous nous engageons à créer une main-d'œuvre diversifiée, inclusive et excellente.