Nous recrutons actuellement : Assistant(e) administratif(ve)

Assistant administratif

SCI Informatique

Université de l'Alberta

Numéro de concours - S113947007
Date d'affichage - 22 déc. 2021
Date de clôture - 05 janv. 2022
Taux horaire - 25,62 $ - 30,94 $
Grade - 07
Heures - 40

Ce concours est ouvert à tous les candidats, mais les candidats internes et les candidats qui étaient d'anciens employés de l'Université de l'Alberta au cours des 18 derniers mois seront considérés en priorité avant les candidats externes. Veuillez indiquer votre statut interne en utilisant le menu déroulant " Annonce " lorsque vous postulez.

La date d'expiration de ce poste est d'un an à compter de la date d'embauche.

Sous la responsabilité de l'agent des finances et des RH, l'assistant(e) administratif(ve) travaille en collaboration avec l'équipe administrative de l'Alberta Machine Intelligence Institute (Amii) sur le campus, aide les boursiers de l'Amii, en fournissant principalement un soutien aux activités administratives et en initiant des formulaires pour les finances ou les RH. 

Fonctions

• Responsable des dossiers des ressources humaines et de la gestion des procédures pour les stagiaires postdoctoraux Amii, les étudiants de premier et de deuxième cycle, le personnel occasionnel (y compris, mais sans s'y limiter, la paie semi-mensuelle/mensuelle, les formulaires d'action salariale, la génération de lettres pour le personnel permanent et sortant, les feuilles de temps, le tout conformément aux politiques et procédures de l'UofA). Se tenir au courant des changements de politiques et de procédures.
• Veille à l'adhésion et à la conformité aux directives des organismes subventionnaires et aux politiques et procédures de l'UofA.
• Travaille avec les boursiers Amii pour recueillir les données relatives aux rendez-vous, vérifie leur exactitude, attribue les taux et les codes de vitesse ; soumet tous les documents nécessaires au(x) système(s) de l'UofA.
• Veiller au respect des délais internes et externes
• Fournir de l'aide aux étudiants et aux employés qui ont des problèmes liés à l'emploi, en temps opportun et de manière à trouver des solutions.
• Responsable de la correction des erreurs sur les comptes Amii, du rapprochement des erreurs comptables passées et de l'ajustement des affectations des comptes de ressources humaines. 
• Préparer les ajustements de salaires et d'avantages sociaux (SBA) et les pièces de journal des comptes créditeurs (APJV) pour corriger/effacer les comptes de recherche.
• Informer régulièrement l'équipe financière de tout changement de nomination.
• Aide à la collecte des informations nécessaires pour les propositions de subventions 
• Préparer les contrats de services sur SupplyNet et traiter les virements bancaires.
• Maintenir la confidentialité des informations personnelles
• Aide le superviseur à planifier et à coordonner les entretiens.
• Participer aux demandes ad hoc et aux projets liés aux RH, selon les besoins.
• Analyser les métriques RH et recommander des améliorations aux processus internes d'Amii.
• Effectuer d'autres tâches connexes, selon les besoins

Qualifications

• Certificat/diplôme postsecondaire en administration ; diplôme d'études secondaires minimum.
• Minimum 5 ans d'expérience dans un rôle similaire (idéalement dans un environnement post-secondaire)
• Connaissance approfondie et expérience de l'administration de la recherche et des ressources humaines ; une bonne connaissance des processus de nomination de l'UofA serait un atout.
• Excellentes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles
• Capacité à apprendre rapidement et à s'adapter dans un environnement en évolution rapide.
• Précision supérieure et souci du détail
• Capacité à hiérarchiser efficacement les tâches (parfois contradictoires) afin de respecter les délais.
• Solides compétences en matière de résolution de problèmes
• Capacité à travailler de manière indépendante avec un minimum de supervision
• Excellent esprit d'équipe, capable de collaborer efficacement avec diverses équipes d'Amii, des professeurs et le personnel du département.
• Connaissance approfondie de Google docs/spreads/formulaires.
• Familiarité avec les procédures d'audit, tant internes qu'externes.

Vaccination contre le COVID-19 : Preuve de vaccination complète contre le COVID-19 conformément à la directive de l'Université sur la vaccination contre le COVID-19. Vaccination complète : statut qu'une personne atteint 14 jours après avoir reçu le nombre recommandé de doses d'un vaccin contre le COVID-19 approuvé par Santé Canada ou l'Organisation mondiale de la santé, et qui exige que la personne maintienne par la suite le nombre et le type de doses de vaccin recommandés, tels que mis à jour et exigés par Santé Canada.

Comment postuler

Postuler en ligne

Remarque : les candidatures en ligne sont acceptées jusqu'à minuit, heure normale des Rocheuses, à la date de clôture.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt ; toutefois, seules les personnes sélectionnées pour un entretien seront contactées.

L'Université de l'Alberta s'engage à avoir une main-d'œuvre équitable, diversifiée et inclusive. Nous accueillons les candidatures de toutes les personnes qualifiées. Nous encourageons les femmes, les membres des Premières nations, les Métis et les Inuits, les membres des minorités visibles, les personnes handicapées, les personnes de toute orientation sexuelle ou identité et expression de genre, et tous ceux qui peuvent contribuer à la diversification des idées et de l'Université à poser leur candidature.